Cara Membuat Visa Schengen di Kedutaan Belanda

Setelah menunggu selama 2 minggu dari semenjak membuat appointment, yaitu tanggal 11 Mei 2013. Akhirnya tiba juga waktu yang dinantikan, wawancara visa dan apply dokumen-dokumen yang disyaratkan untuk membuat visa di tanggal 25 Mei 2013. Di sini saya akan berbagi mengenai cara membuat visa Schengen di Kedutaan Belanda, khususnya untuk kegiatan konferensi. Membuat visa Schengen yang bisa dipakai di 26 negara uni eropa ini memang membutuhkan perjuangan, khususnya di bulan Juni-September, bulan-bulan yang paling sibuk dalam pembuatan visa. Awalnya saya tidak tahu kalau di bulan-bulan ini sangat sibuk, dan untuk membuat visa harus membuat appointment terlebih dahulu. Appointment visa Schengen sudah bisa dibuat maksimal 3 bulan sebelum keberangkatan, dan minimal 2 minggu sebelum keberangkatan. Karena saya berangkat di bulan Juli, saya memutuskan untuk membuat visa Schengen di awal Juni karena bulan Mei di kampus saya sedang musim UAS dan baru berakhir akhir Mei. Tanpa menyadari bulan Juni adalah salah satu bulan tersibuk dalam pengurusan visa, saya mencoba membuat appointment dari tanggal 3 Juni. Appointment pembuatan visa Schengen di kedutaan Belanda baru bisa dibuat pukul 6 sore.

Saya menunggu di depan website pembuatan visa Belanda (https://jakarta.embassytools.com/) dari pukul setengah 6 sore. Saat slot hijau keluar, saya segera click. Namun sayangnya yang muncul adalah ‘slot busy’. Saya coba refresh lagi, tapi yang muncul langsung slot merah. Artinya di hari tersebut semua appointment sudah penuh. Berhari-hari saya coba, hasilnya masih sama. Tadinya saya sudah hopeless, karena ketika menelepon kedutaan bagian yang mengurus visa sulit sekali tersambung. Hingga akhirnya ketika tersambung, saya disuruh mencoba lagi membuat janji di internet, jika masih tidak bisa juga, maka permohonan appointment visa yang mendesak dapat di-email (jak-visa@minbuza.nl).

Akhirnya saya memutuskan untuk mencoba lagi membuat appointment via website di hari tersebut. Jika masih gagal, maka besoknya saya akan mengirimkan pesan ke email tersebut. Setelah menunggu dari jam setengah 6 sore, akhirnya di pukul 6 saya berhasil meng-click slot hijau dan membuat visa appointment dengan kedutaan Belanda. Hari saya berhasil meng-click slot hijau adalah di tanggal 11 Juni, sedangkan saya berhasil mendapat appointment di tanggal 25 Juni.

Saya memiliki waktu 2 minggu untuk mempersiapkan semua kelengkapan dokumen yang dibutuhkan dalam membuat visa. Dokumen-dokumen yang dibutuhkan antara lain (saya ambil dari website kedutaan, dengan sedikit saran) :

1. Paspor

Paspor harus berlaku minimal 3 bulan dari saat keluar dari wilayah Schengen

2. Pas Foto

Pas foto ukuran 4,5 cm x 3,5 cm, dengan latar warna putih dan 70% wajah. Ketentuannya dapat kita lihat di sini.

(http://indonesie.nlambassade.org/binaries/content/assets/postenweb/i/indonesie/nederlandse-ambassade-in-jakarta/import/de_ambassade/afdelingen/consulaire_zaken/zie_ook/nederlanders_in_indonesie/zie_ook/paspoorten/vereisten-pasfoto-fotomatrix).

Tapi saran saya lebih baik foto langsung di kedutaan daripada visa ditolak karena permasalahan foto yang kurang sesuai dengan ketentuan. Saya pernah membaca di beberapa blog dan sosial media seringkali visa ditolak hanya karena ukuran foto yang kurang sesuai.  Dengan biaya 50 ribu, dalam waktu 5 menit setelah difoto, foto sudah bisa kita ambil.

3. Formulir permohonan

Formulir permohonan dapat diunduh di sini.

(http://www.minbuza.nl/binaries/content/assets/postenweb/j/jemen/embassy-of-the-kingdom-of-the-netherlands/import/products_and_services/consular_services/visa/visumcode-visumaanvraagformulieren)

Jika bingung mengisinya, datanglah minimal 1,5 jam sebelum waktu perjanjian, karena kita bisa menunggu di dalam kedutaan dan melihat cara pengisian formulir.

4. Asuransi Perjalanan

Asuransi perjalanan harus berlaku untuk seluruh periode perjalanan di wilayah Schengen dengan minimal nilai pertanggungan €30.000,- termasuk pengobatan dan biaya repatriasi. Copy polis harus dilampirkan dalam permohonan dan polis asli harus diperlihatkan. Adapun saya menggunakan asuransi smart traveler dari AXA. Saya menggunakan AXA karena asuransi ini yang sering direkomendasikan oleh orang-orang yang mebuat visa Schengen. Selain itu nilai pertanggungannya juga sangat besar.

5. Bukti Keuangan

• Jika pemohon visa membiayai sendiri perjalanannya maka maka diwajibkan mempunyai minimal €34 perhari
• Sponsor di Belanda mempunyai minimum penghasilan dan berlaku 12 bulan kedepan saat permohonan visa diajukan. Lihat link berikut untuk mendapatkan informasi aktual tentang minimum penghasilan: http://.ind.nl/leges/tabel-normbedragen-voldoende-geld.aspx
• Bukti keuangan dapat dibuktikan dalam bentuk fotokopi dari rekening bank/ buku bank 3 bulan terakhir dan/ atau slip gaji 3 bulan terakhir beserta surat keterangan bekerja atau bukti pendaftaran pada Kamar Dagang Belanda

Untuk yang mebiayai sendiri perjalanannya, memang jumlah uang di rekening sering simpang siur. Ada yang bilang minimal ada 50 juta di rekening kita terakhir. Tapi saya tetap berpatokan pada ketentuan di web. Jadi jika kita melakukan perjalanan di uni eropa 10 hari,  cukup kita menyiapkan uang sekitar  €340, kalo bisa lebih sedikit.

6. Reservasi Penerbangan

Pada reservasi penerbangan harus tertera dengan jelas  tanggal pergi dan pulang, tetapi tidak harus dibayarkan terlebih dahulu. Disarankan tidak membayar sebelum visa disetujui.

Karena saya mendapatkan sponsor berupa harga khusus dari Garuda Indonesia untuk mengikuti kegiatan 59th IPSF World Congress, saya langsung membeli tiket pesawat. Namun jika Anda hanya traveling, saran saya lebih baik tidak usah langsung membeli, cukup bukti reservasi. Karena pernah ada beberapa kasus orang yang sudah membeli tiket pesawat visanya ditolak sampai hari keberangkatan. Apalagi jika tiket promo, kemungkinan bisa hangus.

7. Print-out Bukti Appointment kita dengan kedutaan Belanda

Karena saya mengikuti konferensi, saya juga harus mempersiapkan dokumen penunjang lainnya seperti invitation letter dari panitia konferensi untuk membuat visa dan surat dari TU tempat saya berafliasi, misalnya saya kuliah di Sekolah Farmasi ITB, maka saya harus menyiapkan surat dari TU fakultas yang menyatakan saya ke Belanda memang untuk mengikuti konferensi. Kemudian kita harus menyediakan uang untuk biaya visa, yaitu uang pas sebesar 750rb.

Dua minggu stelah membuat appointment, tibalah waktu yang ditunggu-tunggu. Saya membuat appointment pukul 9, dan saya sudah datang pukul stengah 7. Memang sangat kepagian. -___-‘ Setelah menunggu, saya baru dipersilahkan masuk pukul 8. Selain itu saya juga harus masih menunggu di sebuah tempat seperti taman untuk kemudian dipanggil ke dalam ruangan untuk diwawancara. Karena masih ada waktu satu jam, saya membuat foto di tempat foto yang disediakan di taman tersebut. Prosesnya sangat cepat. Dengan 50 ribu, foto kita sudah jadi dalam waktu sekitar 5 menit.

Akhirnya tiba juga giliran saya dipanggil kedalam ruangan untuk wawancara. Tetapi di dalam pun masih harus menunggu sesuai dengan nomor antrian. Kemudian tiba giliran saya diwawancara dan menyerahkan dokumen-dokumen pembuatan visa. Wawancaranya sangat sigkat, intinya kita ditanya tujuan kita ke negara tersebut dan apa jaminannya kita akan kembali ke negara kita lagi dengan segera. Sepertinya mereka takut kita jadi imigran, hehe. Sebenarnya saya juga bingung definisi wawancara seperti apa, soalnya kita ditanya-tanya lewat loket seperti loket pembayaran. Setelah selesai diwawancara, saya disuruh kembali keesokan harinya pukul 3 sore untuk mengambil visa saya.

Keesokan harinya, saya sampai di kedutaan pukul 2 sore, saya baru diizinkan masuk kedutaan pukul setengah 3 sore. Sambil menunggu, saya iseng lihat keadaan sekitar, ternyata ada landmark Iamesterdam versi mini. So, buat yang belum bisa ke Amsterdam untuk foto, dateng ajaa ke kedutaan Belanda.😄

Kemudian saya menunggu lagi untuk dipanggil sesuai nomor antrian di taman tempat saya menunggu dipanggil wawancara kemarin. Tiba juga giliran saya dipanggil masuk ke dalam tempat kemarin wawancara visa. Setelah menunggu sebentar, akhirnya saya mendapatkan visa Schengen saya. 😄

Mengingat keberangkatan saya yang kurang dari satu bulan, sempet deg-degan juga selama menunggu, takut visa ditolak, uang melayang, dan harus membuat appointment ulang yang susahnya minta ampun. Bulan Juni memang salah satu bulan terpadat untuk membuat appointment visa. Tapi selama kita ikhtiar, berdo’a, dan tujuan kita jelas, insya Allah kita bisa mendapatkan visa Schengen yang kita idam-idamkan. Dan… 26 negara di uni eropa siap menanti kedatanganmu. 😉

Next : Backpacking to Singapore and Malaysia (Part 1)

Previous : Arabic Lesson 1